Hvis du sidder i et åbent kontorlandskab, er der næppe behov for en forklaring. Du kender et udpluk af de forstyrrelser, som kan gøre arbejdsdagen hektisk og uproduktiv på samme tid. Der er kollegaerne, som hyggesludrer, når du allerhelst vil have fred og ro til en opgave. Der er støj. Der er improviserede møder, der som lyn fra en klar himmel afbryder den koncentration, du endelig har opbygget. Og så er der mailkorrespondancer. De kan vare den halve måned uden at bringe nogen tættere på et svar.
Alt det og meget mere udgør den største trussel mod vidensarbejderes vigtigste ressource: deres koncentrationsevne og de gode beslutninger, den medfører. - ”Ser vi på vidensarbejdere, er det i højere grad hjernen end kroppen, vi skal tage hensyn til, når vi forholder os til hensigtsmæssige arbejdsforhold. I den sammenhæng er forstyrrelser vigtige at undgå, fordi de ødelægger hjernens evne til at fokusere og koncentrere sig,” siger Louise Harder, der er rådgiver i vidensdeling og ekstern lektor på Copenhagen Business School og IT-Universitetet. Hun forsker i ”New ways of working” og har udviklet en række redskaber, der tager kampen op mod forstyrrelser på arbejdspladsen.
Twist adfærd
En af Louise Harders kæpheste er de åbne kontorlandskaber. Det er ikke så meget lokalerne, hun ser et forbedringspotentiale i, men den måde kollegaer interagerer på. Der mangler simpelthen et kodeks for, hvordan man som individ tilkendegiver, at lige nu vil jeg ikke forstyrres. - ”Det handler ikke om at bygge et glasmausoleum omkring hver enkel medarbejder, men aftale nogle spilleregler, som alle på arbejdspladsen respekterer. Spilleregler for, hvordan hver enkelt medarbejder signalerer til sine kollegaer i hvilket omfang, man er tilgængelig. Som i lige nu vil jeg ikke forstyrres, lige nu er jeg faktisk ikke til stede, selvom jeg fysisk sidder på min plads,” siger Louise Harder.
Hun medgiver, det kan være ubehageligt for kollegaer at håndhæve regler over for hinanden. Faktisk manøvrerer folk for at undgå den slags konfrontationer. I 2013 viste en undersøgelse foretaget af YouGov blandt 11.200 kontoransatte, at 20 pct. tager hovedtelefoner på blot for at signalere til deres omgivelser, at de ikke vil forstyrres. Derfor er det vigtigt, at kulturforandringen dikteres fra ledelsesniveau. Men der er også måder, hvorpå en arbejdsplads kan indføre et regelsæt på en uhøjtidelig facon.
”På et tidspunkt rådgav jeg en stor dansk virksomhed, hvor vi købte en masse Twist-chokolader, fordi vi skulle ”twiste” adfærd. Hvis der var nogle, som sad og snakkede vildt højt i det åbne kontorlandskab, som vi havde aftalt, man ikke længere skulle gøre, så kunne man give hinanden et ”twist” i den rigtige retning,” siger Louise Harder.
Drop mailen
En anden pointe, som Louise Harder fremfører, er betydningen af den rigtige kommunikationskanal mellem kollegaer. Drop de alenlange mailkorrespondancer, når der i virkeligheden findes langt mere hensigtsmæssige platforme. Det kan være noget så simpelt som en telefonsamtale, der på 20 minutter opnår mere end 60 mails, eller en chatfunktion. Klippet fra Lederne.
”Vi skal ikke bare fyre den ene mail af sted efter den anden. Man skal tænke over, om en samtale egner sig til mail, eller om den i virkeligheden er bedre tjent med et møde eller en chat, hvor flere deltagere kan inddrages. Først og fremmest handler det om italesættelsen. Vi skal forholde os til, at der faktisk findes mere effektive metoder end mail. Man skal aftale på arbejdspladsen, at der er andre metoder, som vi kan benytte os af,” siger Louise Harder.
Ingen kommentarer:
Send en kommentar